Wie erledige ich meine Arbeit ohne dabei ins Schwimmen zu geraten? Mit diesen simplen Tipps und Tricks könnt ihr eure Arbeitsabläufe ohne großen Aufwand optimieren und damit Zeit und Nerven sparen.

Jeder kennt das Problem: man beginnt den Arbeitstag, öffnet das Email-Postfach und fühlt sich direkt von zwei Dutzend Mails erschlagen. Im selben Moment ruft der erste Kunde an und möchte etwas gleich und sofort erledigt haben. Wer sich selbst ein Bild davon machen möchte, wie viel Zeit er am Tag eigentlich mit welchen Tätigkeiten verbringt, sollte eine der Zeiterfassungs-Apps nutzen, die ich in der Übersicht vorstelle.

Die folgenden Tipps sollen ihnen helfen, den roten Faden in den Arbeitsalltag zu integrieren und die anfallenden Aufgaben sinnvoll zu planen. Es handelt sich um einfache Ratschläge, die ohne allzu großen Aufwand umgesetzt werden können. Natürlich ist es nicht immer möglich, alle Tipps anzuwenden – einige sollten jedoch für jeden umsetzbar sein. Es kann auch nicht schaden, eine bekannte Produktivitätstechnik wie GTD oder Personal Kanban zu etablieren. Die bekanntesten Techniken haben ich euch im Anhang aufgelistet.

 

  1. Prioritäten festlegen

Der erste und auch wichtigste Tipp für effektives Zeitmanagement lautet: Prioritäten festlegen. Bevor Sie überhaupt darüber nachdenken, mit der Arbeit zu starten, ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben die wichtigsten sind. Anhand dieser Entscheidung können Sie entsprechend ermessen, wie viel Zeit einem Task zustehen sollte und wie viel er augenscheinlich tatsächlich in Anspruch nimmt. Außerdem können Sie so die wichtigen Aufgaben von den unwichtigeren trennen. Die wichtigen Aufgaben werden entsprechend zuerst erledigt, die unwichtigeren danach. Hier müssen Sie nur aufpassen, dass Sie nicht zu viele Prioritäten-Ebenen anlegen, da die Übersicht sonst leidet und der Verwaltungsaufwand zu hoch wird.

Der ein oder andere mag sich jetzt denken: „Das ist doch nichts Neues.“ Hier sollte sich allerdings jeder erneut die Frage stellen: Halte ich diese Priorisierung über den Tag verteilt auch durch, oder schiebe ich letztendlich doch wieder Aufgaben dazwischen, die eigentlich weniger wichtig sind? Unter diesem Gesichtspunkt ist das „einbetonieren“ der Prioritäten sinnvoll, damit der Plan nicht wieder über den Haufen geworfen wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Prioritäten festlegen sollten, könnten Ihnen Techniken wie die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip dabei unterstützen. Für mich zählt noch ein System was ich von Timothy Ferriss gelernt habe. Was Sie unter 2 Minuten erledigen können, einfach machen.

 

  1. Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen abwägen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Abwägen des Kosten-Nutzen Verhältnisses. Wie viel Aufwand muss ich in eine Aufgabe investieren und welches Resultat erhalte ich? Sollte ich beispielsweise noch eine halbe Stunde nach einem Tool suchen, für ein Projekt, von dem ich nicht einmal weiß, ob es funktioniert?

Natürlich gibt es auch Aufgaben, die erledigt werden müssen und dabei in einem absoluten Missverhältnis stehen. Haben Sie jedoch die Möglichkeit, eine Aufgabe aufgrund eines schlechten Kosten-Nutzen-Verhältnisses auszumustern, sollten Sie dies im Zweifelsfalls auch tun oder ihr zumindest eine niedrige Priorität zuordnen. In jedem Fall sollten alle Ihre Aufgaben erst einmal hinterfragen und das Verhältnis abwägen.

 

  1. Ziele klar definieren

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Wer keine Ziele hat, kann auch den Weg dahin nicht planen.

Haben Sie ihre Prioritäten geklärt und geordnet und die Missverhältnisse aufgedeckt können Sie mit den wichtigen Aufgaben beginnen. Der erste Schritt dabei ist das Festlegen eines klaren Ziels. Der chinesische Philosoph Laotse hat es auf den Punkt gebracht, als er sagte: „Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen“.

Wer eine Reise antritt sollte auch ein Ziel vor Augen haben, da er sonst möglicherweise vom Weg abkommt oder gar nicht weiß, wo der Weg überhaupt lang führt. Die Prioritäten können ihnen bei der Ermittlung ihrer Ziele helfen.

 

  1. To-Do-Listen in die Tonne werfen

Jeder kennt sie: Die altehrwürdige To-Do-Liste ist für viele immer noch das Mittel zur Arbeitsorganisation – ob nun auf dem Papier oder in elektronischer Form als Programm. Leider neigen viel Menschen dazu, diverse To-Do-Listen anzulegen und für verschiedene Bereiche einzusetzen. Danach wird dann gestrichen, neu hinzugefügt oder ein längst abgeschriebener Task doch wieder reaktiviert. Bei den elektronischen Varianten fällt dabei zumindest das Geschmiere früherer To-Do-Listen weg, optimal werden diese allerdings meist auch nicht genutzt.

Bei zu vielen Einträgen auf der To-Do-Liste entsteht zudem schnell das Gefühl PuTTY , dass die Arbeit nicht voran geht – gerade, wenn mehrere Listen im Spiel sind. Zum einen leidet dadurch natürlich die Übersicht, was das Auffinden einzelner Aufgaben sehr ineffizient macht. Zum anderen kann es sich auf den Besitzer und dessen Arbeitseinstellung auswirken, da er ständig einen Berg von Arbeit vor sich sieht. Eine Faustregel besagt, dass alle Aufgaben, die weniger als zehn Minuten dauern, nicht auf einer To-Do-Liste landen und sofort erledigt werden sollten.

 

  1. Einfach mal „NEIN!“ sagen

Ein sehr wichtiger Tipp! Wer bis zum Hals in Arbeit steckt und sei sie auch noch so gut organisiert, kann durch eine Anfrage vom Typ „Kannst du nochmal eben…“ aus dem Workflow gerissen werden. Hier lautet die Devise: Öfter mal „Nein“ sagen.

 

  1. Single-Tasking ist das neue Multitasking

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Wer sich zu viele Aufgaben gleichzeitig aufhalst, wird sie irgendwann nicht mehr bewältigen können.

Die Aussage „Ich bin multitaskingfähig“ hört man ja öfter – allerdings ist sie nicht unbedingt positiv. Das eigentliche Zauberwort für ein besseres Zeitmanagement heißt Singletasking. Wollen Sie sich voll und ganz einer Aufgabe widmen, sollten Sie dieser auch Ihre volle Aufmerksamkeit zuteilwerden lassen. Das menschliche Gehirn kann sich ohnehin nur mit einer Aufgabe angemessen beschäftigen. Sobald eine zweite dazu kommt, nimmt die Effektivität logischerweise ab. Wer effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten möchte, sollte auf jegliche Neben-Aufgaben verzichten und den Fokus immer nur auf eine Aufgabe richten.

 

  1. Aufgaben immer beenden

Haben Sie eine Aufgabe begonnen, müssen Sie sie auch zu Ende bringen. Wer seine Aufgaben immer wieder unterbricht, muss sich beim nächsten Mal erneut in das Thema hineindenken. Zudem fördert die fragmentierte Bearbeitungsweise das To-Do-Listen-Syndrom, da ihr euch ja irgendwo notieren müsst, welche Aufgaben noch fertigstellen werden müssen und was Sie zum jeweiligen Thema bereits abgearbeitet haben.

 

  1. Die Salami-Taktik nutzen

Für alle, die es aus irgendeinem Grund nicht schaffen, eine Aufgabe in einem Durchlauf fertigzustellen, bietet sich die Salami-Taktik an. Die Herangehensweise wird im Projektmanagement eingesetzt, um Aufgaben in einzelne Schritte zu zerlegen und dann nacheinander abzuarbeiten. Hier haben Sie also vordefinierte Punkte, an denen Sie eine Pause einlegen können. Da die einzelnen Schritte genau definiert werden, ist es einfacher den Wiedereinstieg zu finden – auch nach einer längeren Unterbrechung.

Die Salamitaktik ist auch ein gutes Werkzeug, gegen das Aufschieben von Aufgaben. Gerade umfangreiche Arbeiten sind oft unbeliebt und damit Kandidaten, die aufgeschoben werden bis es fast zu spät ist. Wenn die Deadline naht, führt das natürlich unweigerlich zu Stress beim Mitarbeiter, aber vor allem dazu, dass die Aufgabe jetzt dazwischengeschoben werden muss. Kleine Aufgaben-Portionen hingegen werden als attraktiver empfunden, da das Gehirn auch bei Teilerfolgen Endorphine freisetzt und wir so glücklicher und ausgeglichener an die weiteren Arbeitsschritte gehen können.

 

  1. Task-Leichen identifizieren

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Manche Aufgaben tauchen immer wieder auf den To-Do-Listen auf, werden allerdings nie angerührt. Wie sinnvoll können diese Aufgaben also sein?

Es gibt Aufgaben, die sind nicht wirklich wichtig und gehören eher in die Kategorie „nice-To-have“. Manchmal sind sie auch einfach nur unnötig, nervig oder schlichtweg nicht zu realisieren. Solche Aufgaben werden trotzdem häufig immer wieder aufgeschoben und schaffen sogar den Sprung auf jede neue To-Do-Liste. Diese Aufgaben sollten Sie mit gutem Gewissen vergessen oder besser noch entfernen. Meist genügt eine kurze Absprache mit den Kollegen, um Aufgaben zu identifizieren, die wirklich niemand vermisst.

 

  1. Alles verschriftlichen, vor allem Ideen und Pläne

Bei diesem Prinzip ist Vorsicht geboten, damit Sie nicht in Richtung To-Do-Liste abrutschen. Hier geht es vielmehr darum, relevante Gedanken und Ideen zum derzeitigen Projekt niederzuschreiben. Gerade bei komplexen Projekten kann man selten alle Ideen im Kopf behalten. Auch Störungen von außen können dazu führen, dass eine gute Idee, die gerade noch da war, auf einmal verschwunden ist.

Schreiben Sie sie allerdings sofort auf oder setzen Sie sie, wenn möglich, sogar sofort um, so kann sie nicht verloren gehen. So muss der Kollege, wenn er Sie dann schon stört, eben eine oder zwei Minute warten. Erfahrungen zeigen nämlich, dass die meisten Menschen sich ansonsten krampfhaft an die vergessene Idee erinnern wollen. Das führt zu Stress, nimmt Zeit in Anspruch und sorgt dafür, dass Sie den Faden möglicherweise komplett verlieren.

 

  1. Meetings produktiv gestalten oder ganz weglassen

Meetings sind für viele Arbeitnehmer ohnehin ein eher unbeliebter Zeitvertreib. Wenn dann ein Meeting ansteht PuTTY Quick connect , sollten Sie zumindest gewisse Kriterien einhalten https://phonefindservice.info , damit diese Sie nicht komplett aus dem Workflow reißen oder Sie danach reif für den Feierabend sind. Prof. Dr. Gunther Dueckhat es in seinem Buch „Schwarmdumm“ So dumm sind wir nur gemeinsam, sehr gut beschrieben, hier der Link. https://www.campus.de

 

  1. Die eigenen Hoch-Zeiten nutzen

Jeder Mensch arbeitet anders. Der eine ist am Vormittag produktiver, der andere benötigt etwas mehr Zeit, um wirklich produktiv zu werden. Hier kommt es vor allem darauf an, sich selbst richtig einzuschätzen. Wann sind Sie am produktivsten und wann haben Sie in der Regel einen Durchhänger. Gibt es Faktoren, die Ihre Arbeitskraft positiv oder negativ beeinflussen?

Wer seine Leistungskurve kennt, kann auch sein Zeitmanagement besser planen. Viele Menschen haben beispielsweise ein Tief nach dem Mittag. Sie sollten dort also nicht die Aufgaben mit dem höchsten Konzentrationsbedarf einplanen, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden, weil die Ideen gerade im Schneckentempo fließen. Aufgaben mit hoher Priorität sollten demnach den Leistungshochs zugeordnet werden, niedrige Prioritäten den Tiefs.

 

  1. Die Arbeitsumgebung anpassen

 

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Die Arbeitsumgebung kann großen Einfluss auf ihr Zeitmanagement haben. Wer ewig suchen muss, um etwas zu finden oder ständig gestört wird, hängt seinem Zeitplan schnell hinterher.

Nicht nur persönliche Faktoren und die Organisation der Aufgaben beeinflussen das Zeitmanagement. Viel kann auch von der Umgebung und externen Störfaktoren abhängen, die im Büro an jeder Ecke lauern.

Der erste Störfaktor findet sich direkt vor der Nase eines jeden Mitarbeiters: der Schreibtisch. Ist der nicht aufgeräumt und im schlimmsten Falle noch mit To-Do-Listen übersäht, wird das Auffinden wichtiger Informationen zum Zeitfresser. Ordnung ist hier das ganze Leben und sollte auf jedem Schreibtisch erkennbar sein – Post-its benutzen wir doch sowieso nicht mehr. Auch die möglichen Ablenkungen während der Arbeit sind zahlreich. Ständig klingelnde Telefone, ankommende Emails und sogar das Geplauder im Büro können einen Einfluss auf die Effektivität und damit auch auf die Dauer eurer Arbeit haben. Für ein gutes Zeitmanagement können sie problematisch werden, weil sie meist nicht vorhersehbar sind und eine plötzliche Arbeitsunterbrechung nötig sein könnte.

Ein erster Schritt, vor allem im Großraumbüro, kann das Stumm- oder Abschalten aller Handys sein. Wenn doch ein Anruf eingeht, sollte der Mitarbeiter zum Telefonieren in jedem Fall nach draußen gehen, um nicht auch noch alle anderen Mitarbeiter zu stören. Für die interne Kommunikation empfehlen sich Chat-Dienste, um den Geräuschpegel im Büro niedrig zu halten und eine schnelle Kommunikation, auch über räumliche Trennungen hinweg, zu ermöglichen. Hier sollte es allerdings klare Absprachen zur Chat-Nutzung geben. Selbst wenn die Lautstärke geringgehalten wird, ist es trotzdem störend, wenn ständig neue Nachrichten eintreffen. Eine Möglichkeit wäre, sich als „offline“ oder „away“ anzeigen zu lassen. Mitarbeiter mit diesem Status sollten nur im absoluten Notfall angeschrieben werden.